Podobnie jak w przypadku każdego większego projektu, odpowiednie planowanie i organizacja są kluczem do udanego przeniesienia biura. Po podjęciu decyzji o przeprowadzce, pierwszym zadaniem jest stworzenie planu relokacji.
Jest to jeden z najważniejszych kroków podejmowanych podczas przeprowadzki biurowej. Plan przeniesienia biura określa zadania niezbędne do wykonania udanego przeniesienia. Powinien także określać, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i kiedy zadania muszą zostać zakończone. Tworząc zarys każdego etapu procesu przenoszenia, upewniasz się, że niezbędne zadania zostały wykonane w wymaganym czasie. Przestrzegając dobrego planu projektu, przestoje i utrata produktywności są ograniczone do minimum, ponieważ przeniesienie zakończy się sukcesem i na czas. Wybierz mały zespół planowania projektu.
Koordynator przeprowadzek w biurze będzie pełnił funkcję lidera tego zespołu i razem stworzy plan przeniesienia biura. Poznaj lub określ kluczowe daty, takie jak bieżące zakończenie najmu, preferowana data przeniesienia, nowe podpisanie umowy najmu, nowe rozpoczęcie i zakończenie urządzenia biura oraz ostateczna data zakończenia przeniesienia.
Każda relokacja biura jest inna, więc Ty wraz ze swoim zespołem będziesz musiał zdecydować, jakie zadania należy uwzględnić w konkretnym planie projektu. Priorytetem jest upewnienie się, że każdy szczegół jest objęty określonym harmonogramem i budżetem. Jeśli współpracujesz z firmą oferującą pełną obsługą serwisową https://adexim.com.pl/przeprowadzki-biur, szczegóły fizycznego ruchu mogą być obsługiwane przez profesjonalnego koordynatora. Przeniesienie biura stanowi dobry moment na wymianę przestarzałego sprzętu i wyposażenia. Wykonaj inwentaryzację i zdecyduj, które przedmioty zostaną przeniesione lub wymienione. Zdecyduj także, jak pozbyć się przestarzałych mebli i sprzętu biurowego. Przeprowadzka zapewnia również doskonałą okazję do usunięcia niepotrzebnych plików i przeniesienia dokumentacji papierowej do wersji cyfrowej. Możesz również rozważyć przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy w celu zwolnienia przestrzeni biurowej.